Правила делового общения в сети

Деловая переписка с использованием электронных ресурсов стала неотъемлемой частью работы журналиста. Договориться об интервью, утвердить сроки написания материала, сообщить о важных событиях – всё это зачастую быстрее и удобнее сделать с помощью мессенджеров и электронной почты. Существуют правила деловой переписки, способные облегчить работу журналиста и предотвратить недопонимания сторон.

Краткость

Наиболее важное правило – не тратьте время собеседника впустую. Старайтесь излагать мысли кратко, чтобы получателю не пришлось искать иголку в стоге сена, а именно – реальный повод вашего сообщения среди общей информации. Избегайте громоздких предложений и массивных речевых оборотов. Они не добавят вашему сообщению весомости, а лишь рассеют внимание собеседника. 

Содержательность

Учитывая краткость сообщения, необходимо наполнить его наиболее значимой и актуальной информацией. Не стоит вмещать в одно письмо все события недели. Сделайте упор на один-два повода – так собеседник сможет обстоятельно подойти к вопросу, уделив внимание каждому пункту.

Вежливость

Деловая переписка подразумевает наличие определённой этики общения. Учитывайте статус собеседника, его должность и положение относительно себя. Каждый диалог стоит рассматривать в его уникальном контексте: где-то допустимо менее формальное общение, а в каких-то случаях оно необходимо. Ориентируйтесь на тон и поведение собеседника, изначально следуя общим постулатам человеческой вежливости. Универсальное правило: не забывайте о словах приветствия  и прощания. 

Участие

Пора забыть о нарочито помпезных формулировках, отдав предпочтение уникальному подходу к каждому собеседнику. Понимая специфику своего обращения, вы без труда подберёте нужные слова. Участие проявляется и в осведомлённости: изучите компанию собеседника, его деятельность и интересы. Это поможет определить полезность вашего визави в данном вопросе и понять мотивы его поведения. Кроме того, подобный подход способствует наиболее чёткому определению ваших целей, а значит – и точной формулировке обращения. 

Оформление

Восприятие собеседником текста во многом зависит от его оформления. Стоит помнить о рамочных элементах письма или сообщения. Если вы отправляете письмо на электронную почту, не забудьте использовать следующие элементы: представление и обращение в начале, контактные данные, ваша должность и расшифровка ФИО — в конце. Для удобства можно создать шаблон формулировки последнего абзаца — контактной информации.
Если же речь идёт о переписке в мессенджере, стоит начать с представления себя, а в конце указать дополнительные сведения: электронную почту (при необходимости) и дополнительный телефон (для связи с редакцией или другими смежными организациями).
Важно помнить о правиле «перевёрнутой пирамиды»: размещайте самую важную информацию в начале, а затем — второстепенную.

Мнение эксперта 

Татьяна Сурикова, кандидат филологических наук, доцент кафедры стилистики русского языка факультета журналистики МГУ им. М.В. Ломоносова, рассказала об особенностях деловой коммуникации в работе журналиста.

Как деловой этикет влияет на работу журналиста?

– Начнём с того, что такое этикет. Этикет – это общепринятые правила поведения в определённой речевой ситуации: поведение родителей и детей, учителей и учеников, врача и пациента. Этикет есть во всём, даже когда кажется, что нет никаких прописанных правил поведения. Назначение этикета, во-первых, в обеспечении предсказуемости коммуникации. Во-вторых, что проистекает из первого пункта, в обеспечении психологического комфорта. Ведь у нас есть определённый горизонт ожиданий в какой-либо ситуации, а значит, мы должны хорошо представлять, как себя вести.

Этикет в журналистской жизни не предполагает каких-то специальных правил – это общепринятые нормы делового этикета. Это деловой дискурс, правила этикета, основанные на взаимоуважении. В этом случае назначение этикета в том, чтобы показать, что я тебя слышу, я тебя знаю, я тебя уважаю. 

Если говорить об общении журналистов не с коллегами, а, например, с интервьюентами, с людьми, от которых вы хотите получить какую-либо информацию, важную роль играет ещё одно назначение этикета – расположить собеседника к себе. И здесь первейшее значение заключено в одном слове: вежливость. Этикет играет важнейшую роль внутренней взаимной настройки. И это особенно заметно, когда вы заинтересованы в ком-то, а собеседник в вас, возможно, нет. Тут есть хитрый момент: вы должны показать партнёру, чем вы можете быть полезны и интересны ему. Не нужно рассказывать, как вам надо получить информацию, как это для вас важно. Ему, по большому счёту, всё равно. Вы должны показать, где находится пересечение, где ваш взаимный интерес. 

Категории вежливости, уместности, умения себя вести, умения слушать – наиболее важные. У нас есть три речевых действия: говорение, слушание и молчание. Самое сложное из них – молчание. Первое, что вы должны сделать, – настроиться не на себя, а на партнёра. Необходимо подавить желание говорить о себе любимом, стоит показать расположение к собеседнику, внимание. 

Журналист – коммуникативная профессия, мы всё время должны общаться с людьми. Соответственно, мы должны уметь расположить их к себе, разговорить, а это сложнейший навык. И здесь этикет – первейшее дело. 


На что стоит обратить внимание журналистам в деловой переписке?

– Говорим исключительно по существу. Начинаем с того, что чётко формулируем тему, исключаем всякие инотолкования. Не заставляем партнёра разгадывать стилистические и смысловые ребусы. Необходимо определить, что ты будешь писать, кому ты будешь писать и как ты это будешь писать, исходя из цели, которой ты хочешь добиться. 

Точно формулируем тему, не забываем об этикетных рамках. Текст должен быть чётко структурирован. Чем короче письмо, тем лучше. Не злоупотребляем временем партнёра, поскольку знаем, что 40% рабочего времени у нас уходит на деловую переписку. Это катастрофически много! И чем дальше, тем больше, ведь растёт объём информации, связанный с выполнением наших деловых функций. 

Зачем нам нужно письмо? Вовсе не для того, чтобы поупражняться в какой-то изящной словесности. Оно нужно для того, чтобы каким-то образом повлиять на выполнение дела, в которое оказываетесь вовлечены вы как автор и ваш деловой партнёр как собеседник. Поэтому, опять-таки, вы должны заботиться о том, чтобы преследовать интересы вашего партнёра. 

Не забывайте о том, что существуют определённые средства текстографики, которые помогают и структурировать содержание, и осуществлять навигацию по тексту, и выполнять, например, абзацное членение. Если в письме несколько тем – выделяйте отдельными заголовками. Многие пишут письма одним большим «кирпичом», это неправильно. Одна мысль – один абзац. Это помогает собеседнику улавливать смысл сообщения. 

Хотя к слову «шаблон» относятся очень плохо, это та самая конструкция, которая помогает быстро «упаковать» мысль и точно так же быстро её «распаковать». Можно идти по зарослям крапивы или по протоптанной дорожке. Шаблон – это и есть протоптанная дорожка. Не всегда возможно ему следовать, но, тем не менее, есть определённые образцы, которые и помогают вам, и входят в горизонт ожиданий получателя. 

Стилистические требования – краткость, чёткость, правильное словоупотребление, грамотность, структурированность текста – это всё то, что становится деловой вежливостью. То, что оценивается как принцип уважения к партнёру, к его времени.  

Рекомендация

Узнать больше о деловой переписке можно в пособии В.И. Конькова и Т.И. Суриковой «Лингвистические основы деловой коммуникации». Специалисты речевой практики СМИ в своём учебнике рассказали о формулах делового этикета в деловом письме, о терминологии и профессиональном жаргоне в деловой коммуникации, о целеустановке текста и других важных для работы журналиста вопросах. 

Татьяна Булычева 

Читайте также:

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: